La collecte de documents
Les pièces de vos dossiers arrivent sans que vous courriez après.
Un dossier complet,
sans relancer personne.
La liste des pièces est construite avec vous, selon vos dossiers types. Ensuite les relances partent toutes seules, poliment, et vous savez toujours où en est chaque dossier.
Vous gardez la main- Lundi, 9h04La liste part au client. Claire, complète, avec un lien pour déposer chaque pièce à son rythme.
- Lundi, 17h48Trois pièces déposées. Vous êtes prévenu à chaque réception, sans avoir rien demandé.
- Mercredi, 10h15Une pièce tarde. La relance part toute seule, courtoise. Vous n'avez pas eu à y penser.
- Jeudi, 11h02Dossier complet. Quatre pièces réunies, zéro relance passée par vous, des soirées récupérées. Vous travaillez sur des dossiers prêts, pas sur la chasse aux documents.
Un dossier qui traîne, ce n'est presque jamais un client de mauvaise volonté : c'est une pièce égarée, un mail enseveli, une photo illisible. Pendant ce temps, le dossier n'avance pas, et c'est vous qui relancez, le soir, entre deux rendez-vous.
Relancer est un exercice ingrat : trop tôt, vous passez pour insistant ; trop tard, le dossier perd une semaine. La bonne relance, au bon moment, sans y penser : c'est exactement ce qu'un courtier ou un maître d'œuvre ne peut pas tenir seul sur vingt dossiers en parallèle.
- Vous ne relancez plus personne à la main, ni le soir ni le week-end.
- Les relances partent au bon moment, avec le bon message, et s'arrêtent dès que la pièce arrive.
- Vous voyez l'avancement de chaque dossier d'un coup d'œil.
Un système de relances automatiques par mail ou SMS, construit sur votre liste de pièces. Il vous prévient à chaque réception et vous signale les dossiers qui bloquent.
Estimez le temps passé chaque semaine à réclamer des pièces, et le retard moyen que cela impose à un dossier. Un dossier bouclé plus vite, c'est un client servi avant qu'il ne doute, et des honoraires qui tombent plus tôt. À 79 € par mois une fois l'installation faite, la solution se mesure en soirées rendues et en dossiers qui ne bloquent plus.
- Nous cadrons ensemble : vos informations, vos règles, votre façon de travailler.
- Nous installons et nous testons avec vous, sur des cas réels.
- Nous vous formons : vous savez suivre et ajuster l'outil vous-même.
- Pendant le premier mois, nous surveillons et nous ajustons. C'est compris.
À l'étape 1, nous partons de votre liste de pièces réelle, dossier type par dossier type.
« Mes clients vont recevoir des relances agressives ? »
Non. Le ton, la fréquence et la limite du nombre de relances sont réglés avec vous. La relance est courtoise, espacée, et elle s'arrête dès que la pièce arrive.
« Ces documents sont sensibles. Où vont-ils ? »
Dans un espace sécurisé auquel vous accédez, pas dans un fil de mails en pièces jointes. Le sujet est traité noir sur blanc à l'installation : ce sont vos dossiers, vos règles.
« Et si un client préfère le papier ? »
Vous gardez votre circuit habituel pour lui. La solution s'occupe de tous les autres, et c'est déjà l'essentiel du temps gagné.
Courtiers, agents d'assurance et maîtres d'œuvre (pièces des dossiers d'aides).
Elles se combinent bien avec celle-ci.
Si vous installez plusieurs solutions, leur abonnement est groupé à tarif dégressif.
Cette solution vous parle ? Voyons si elle est faite pour vous.
Le plus simple est de commencer par le quiz, ou par un échange de vingt minutes. Nous vous dirons honnêtement ce qui a du sens pour votre activité.